mminkaso

1) Zasada ogólna (RODO i minimalizacja danych)

• Nie zbieramy numerów ani dat ważności dokumentów tożsamości.

• Identyfikacja i weryfikacja odbywa się przez KRS/CEIDG, sposób reprezentacji, NIP/PESEL (JDG), dane kontaktowe (e-mail autoryzowany, telefon) oraz ewentualne pełnomocnictwo.

2) Co sprawdzić zanim podasz umowę do podpisu (CHECKLISTA wg formy prawnej)

A. Spółka z o.o., S.A., sp.j., sp.k., fundacja, stowarzyszenie (podmioty w KRS)

1. KRS (on-line) – sprawdź:

   • aktualność wpisu i sposób reprezentacji (np. „prezes samodzielnie”, „dwóch członków zarządu łącznie”, „członek zarządu + prokurent”).

   • czy osoba podpisująca jest właściwa (funkcja/umocowanie).

2. Prokura (jeśli dotyczy) – czy jest ujawniona w KRS i czy jest samoistna/łączna.

3. Dane do umowy: pełna nazwa, adres siedziby, KRS, NIP (opcjonalnie REGON), imię i nazwiskopodpisującego oraz funkcja/rodzaj umocowania (np. „prezes zarządu”, „prokurent łączny”).

4. Jeśli podpisuje pełnomocnik poza KRS – dołącz pełnomocnictwo podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji (bez danych z dowodu) ale podajesz pesel tej osoby 

B. JDG (jednoosobowa działalność)

1. CEIDG – potwierdź PESEL, NIP, imię i nazwisko, firmę, adres.

2. Dane do umowy: imię i nazwisko, adres, PESEL, NIP, kontakt (e-mail autoryzowany, telefon).

C. Spółka cywilna (s.c.)

1. Umowa s.c. + NIP s.c.

2. Kto podpisuje: co do zasady wszyscy wspólnicy, chyba że umowa s.c. stanowi inaczej (wtedy zgodnie z nią).

3. Dane do umowy: nazwa s.c., NIP s.c., dane wspólników (imię, nazwisko, PESEL, adresy), kontakty.

3) Gdzie co wpisać w umowie (mapowanie paragrafów)

Preambuła

• „Reprezentowaną przez:” – wpisz osobę/osoby zgodnie z KRS (np. „Jan Kowalski – Prezes Zarządu, działający samodzielnie” / „Jan Kowalski – Członek Zarządu, łącznie z Anną Nowak – Członkiem Zarządu”).

• Klient (linia pod danymi):

  • Spółka (KRS): pełna nazwa, adres, KRS, NIP.

  • JDG: imię i nazwisko, adres, PESEL, NIP.

§1. Przedmiot umowy

• Zaznacz pakiet: ☐ PLUS / ☐ GOŁA / ☐ MINUTOWA.

• PLUS/GOŁA: zaznacz wariant (Starter/Standard/Premium/Ultra), wpisz cenę netto/brutto i okres (miesiące).

• MINUTOWA: potwierdź klientowi minimalny pakiet 60 min/120 zł brutto (2 zł/min) i brak przenoszenia minut.

§2. Okres obowiązywania

• Wpisz liczbę miesięcy (standard 12 dla PLUS/GOŁA).

• Po przejściu na czas nieokreślony – wypowiedzenie 3 miesiące.

§3. Płatności

• Wpisz kwotę miesięczną (netto/brutto), nr rachunku Klienta do obciążeń/rozliczeń, adres e-mail do e-faktur.

• Termin płatności: 7 dni (już w treści).

• Upewnij się, że klient zaakceptował e-fakturę (pkt 6) i podaj adres e-mail na jaki ma być wysyłana

§4. Procedura zgłaszania usług

• Ustal i wpisz e-mail autoryzowany Klienta 

• Ustal hasło autoryzacyjne i wpisz je do Załącznika nr 3.

• Przypomnij klientowi: zgłoszenia do 12:00 dnia poprzedzającego, estymacja 14–15, akceptacja do 16:00, godziny pracy 8:00–16:00,
  
  §5. Autoryzacja i użytkownicy autoryzowani

• Załącznik nr 3 – wypełnij: główny użytkownik + ewentualni dodatkowi, autoryzowane e-maile, hasła autoryzacyjne - jeżeli nie ma dodatkowych przekreśl pola 

• Potwierdź z klientem oświadczenie, że osoby z hasłem/e-mailem mogą zlecać prace.

§6. Wypowiedzenie i kara umowna

• Upewnij się, że klient wie i akceptuje, iż PLUS/GOŁA nie można wypowiedzieć przed 12 m-cami oraz że obowiązuje kara umowna (opis w §6 ust. 2).

§7–§12, Załączniki

• §7: poinformuj o odrębnej umowie windykacyjnej i weryfikacji w KRD wyłącznie po NIP.

• §8: reklamacje 14 dni.

• §9: konsument i 14 dni (z utratą prawa po starcie usługi).

• §10: RODO – administrator KANCELARIA PRAWNA MS SP. Z O.O.

• §11: odpowiedzialność, brak zastępstwa procesowego.

• §12: sąd właściwy; Załączniki 1–3 są integralne.

• Załącznik nr 1 – pełnomocnictwo do wezwań (jeśli dotyczy).

• Załącznik nr 2 – cennik.

• Załącznik nr 3 – użytkownicy autoryzowani (obowiązkowo przy każdym pakiecie).

4) Jak zweryfikować podpisującego bez danych z dowodu

• Spółki (KRS):

  1. sprawdź reprezentację w KRS;

  2. jeśli podpisuje prokurent – potwierdź prokurę w KRS (samoistna/łączna);

  3. poproś o służbowy e-mail z domeny Klienta do potwierdzenia treści umowy/akceptacji.

  4. (opcjonalnie) Zrób callback na numer z oficjalnej strony/stopki KRS (nie z komórki z umowy).

• JDG:

  1. potwierdź dane w CEIDG;

  2. zbierz PESEL i NIP (z CEIDG), e-mail autoryzowany i telefon;

  3. potwierdzenie e-mailowe akceptacji z autoryzowanego adresu.

• s.c.:

  1. sprawdź umowę s.c. – kto może podpisywać;

  2. w razie wątpliwości podpisy wszystkich wspólników;

  3. kontakty (e-mail autoryzowany/telefon) każdego z uprawnionych.

5) Dane obowiązkowe, które muszą znaleźć się w umowie

• Spółka (KRS): nazwa, adres, KRS, NIP, osoba(y) podpisująca(e) + funkcja/umocowanie.

• JDG: imię i nazwisko, adres, PESEL, NIP.

• s.c.: nazwa s.c., NIP s.c., wspólnicy (imiona i nazwiska, PESEL).

• Pakiet i wariant godzinowy + cena (netto/brutto) + okres umowy.

• Rachunek bankowy Klienta.

• E-mail autoryzowany i telefon do bieżącej obsługi.

• Załącznik nr 3 (użytkownicy autoryzowani) – zawsze.

6) Najczęstsze błędy – czego unikać

• Brak weryfikacji sposobu reprezentacji w KRS (np. wymagana reprezentacja łączna).

• Brak prokury łącznej przy podpisie przez jednego prokurenta.

• Niewskazanie okresu umowy przy pakiecie godzinowym.

• Nieuzupełniony Załącznik nr 3 (autoryzacje, hasła).

• Brak e-maila do e-faktury lub zgody na e-fakturę.

• Literówki w NIP/PESEL (sprawdź z rejestrem).

7) Finalna checklista przed podpisem

•  KRS/CEIDG/umowa s.c. sprawdzona, reprezentacja potwierdzona.

•  Preambuła uzupełniona, „Reprezentowaną przez” zgodnie z KRS/umocowaniem.

•  §1 – pakiet/ wariant/ cena/ okres wpisane.

•  §2 – okres i zasady po 12 m-cach.

•  §3 – kwota, rachunek, e-faktura (adres) i termin.

•  §4 – e-mail autoryzowany, hasło autoryzacyjne, godziny pracy, zasady zgłoszeń.

•  §5 – Załącznik nr 3 wypełniony (użytkownicy/hasła).

•  Załączniki 1–3 dołączone (1 – jeśli dotyczy).

•  Czytelne podpisy (i pieczątka, jeśli używają).