mminkaso

1. Obowiązki Asystentki Zarządu

Asystentka zarządu ma za zadanie dbać o sprawny przebieg pracy biura, organizację codziennych zadań oraz wsparcie zarządu w obszarach administracyjnych. Kluczowe obowiązki obejmują:

Pilnowanie Kalendarzy

• Kalendarz Zarządu:

  • Monitorowanie i organizowanie spotkań oraz terminów spotkań.

  • Regularne przypominanie zarządowi o zaplanowanych wydarzeniach.

  • Synchronizacja kalendarzy (Google Calendar lub Outlook) z innymi członkami zespołu.

• Przykładowe zadania:

  • Organizacja spotkań z klientami i partnerami.

  • Planowanie wideokonferencji i spotkań online.

  • Wprowadzanie terminów projektowych, audytów, deadline'ów.

Monitorowanie Wiadomości i Korespondencji

• Skrzynki e-mailowe:

  • Sprawdzanie wiadomości na bieżąco.

  • Odpowiadanie na podstawowe zapytania (zgodnie z wytycznymi).

  • Przekazywanie ważnych e-maili do zarządu lub odpowiednich działów.

• CRM Sugester:

  • Monitorowanie i zarządzanie wiadomościami CRM.

  • Szczegółowe instrukcje dostępne tutaj: https://pomoc.sugester.pl

  • Pilnowanie terminów realizacji zgłoszeń i ich statusu.

  • Przypisywanie zadań odpowiednim osobom.

Wskazówka: Regularnie sprawdzaj powiadomienia w CRM oraz korzystaj z kalendarza w Sugesterze, aby żadne zadanie nie umknęło.

2. Zarządzanie CRM Sugester

• Logowanie:

  • Strona: https://pomoc.sugester.pl

  • Login i hasło: (zgodnie z firmowymi wytycznymi).

• Najważniejsze Funkcje CRM:

  1. Kalendarz i Zadania:

     • Dodawanie nowych zadań i spotkań do kalendarza.

     • Monitorowanie harmonogramów.

     • Ustawianie przypomnień dla członków zespołu i zarządu.

  2. Wiadomości:

     • Monitorowanie korespondencji z klientami i kontrahentami.

     • Przypisywanie wiadomości do odpowiednich działów.

  3. Raportowanie:

     • Tworzenie tygodniowych i miesięcznych raportów dla zarządu.

     • Monitorowanie statusu zgłoszeń i zadań.

Porady:

• Używaj zakładki "Zadania" do pilnowania ważnych terminów i priorytetowych spraw.

• Regularnie sprawdzaj panel "Raporty", aby mieć podgląd na postęp realizacji zadań.

3. Wsparcie Organizacyjne

Spotkania Zarządu i Klientów

• Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.

• Przygotowywanie agendy i notatek ze spotkań.

• Rezerwacja sal konferencyjnych lub narzędzi online (Teams, Zoom).

Dokumentacja i Archiwizacja

• Pilnowanie obiegu dokumentów.

• Archiwizacja umów, faktur i innych ważnych plików.

• Weryfikacja dokumentów pod kątem zgodności.

4. Przypomnienia i Regularne Działania

• Codziennie:

  • Sprawdzanie kalendarzy i wiadomości (e-mail i CRM Sugester).

  • Przypominanie o spotkaniach i terminach.

• Co tydzień:

  • Aktualizacja harmonogramów spotkań i zadań.

  • Tworzenie tygodniowego raportu dla zarządu.

• Co miesiąc:

  • Archiwizacja dokumentów i przygotowanie podsumowania miesięcznego.

5. Dodatkowe Narzędzia i Zasoby

• Google Calendar / Outlook – organizacja spotkań i przypomnień.

• Sugester CRM – zarządzanie wiadomościami, kalendarzem i zadaniami.

• Microsoft Teams / Zoom – narzędzia do spotkań online.

Linki Pomocnicze:

• Sugester Pomoc: https://pomoc.sugester.pl

• Google Calendar: https://calendar.google.com

• Microsoft Teams: https://teams.microsoft.com

Podsumowanie: Asystentka zarządu jest odpowiedzialna za pilnowanie kalendarzy, monitorowanie korespondencji, zarządzanie CRM oraz dbanie o sprawny przebieg pracy biura. Regularne wykonywanie powyższych zadań zapewni efektywną współpracę i wsparcie dla zarządu firmy.